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doi: 10.1016/S0048-7120(09)70768-6

Implantación de medidas tecnológicas para la mejora del proceso editorial de la revista Rehabilitación

Establishment of tecnological measures for the improvement of the editorial process of the Journal Rehabilitación

Francisco Javier Juan García a, Mónica Romo Monje a, Bibiana Villamayor Blanco a

a Comité de Dirección de Rehabilitación

Artículo

Como ya comenté en el editorial del pasado número de la Revista, en los próximos meses, y de una manera progresiva, tenemos previsto incorporar algunos cambios que supondrán una mejora muy importante en todo el proceso editorial de nuestra publicación oficial. Básicamente se trata de aprovechar, en beneficio de la publicación, todos los avances disponibles que nos proporcionen las tecnologías derivadas del nuevo sistema en el proceso editorial de Rehabilitación.

El primer cambio que realizaremos será la sustitución del denominado “espacio para autores” que actualmente estamos usando para el envío de manuscritos por el denominado Elsevier Editorial System (EES), que es una versión adaptada para Elsevier del sistema Editorial Manager, una herramienta utilizada por más de 2.400 publicaciones en todo el mundo. Dicho sistema de gestión de los manuscritos, a través de esta plataforma, comporta grandes ventajas no sólo para los autores, sino que también mejora la gestión de los manuscritos por parte de los revisores y el comité editorial de la Revista.

Los autores tendrán la posibilidad de conocer en todo momento el estado en que se encuentra su manuscrito durante el proceso de evaluación y publicación. Los revisores o evaluadores, desde el mismo momento de aceptar el compromiso de revisión de un artículo, disponen de 30 días de acceso libre a la base de datos SCOPUS y al portal de ScienceDirect, que pueden activar dentro de los 6 meses siguientes a su aceptación del compromiso de evaluación. Con el acceso a estas plataformas el revisor puede leer el resumen de los artículos citados en la bibliografía que estén indexados, conocer artículos similares publicados previamente por el autor, e incluso leerlos si están en ScienceDirect. Asimismo, el comité de redacción puede seguir la situación de cada colaboración y tomar decisiones desde cualquier entorno y a cualquier hora del día.Todo ello mejorará la productividad y la eficiencia interna del proceso de evaluación y se acortarán los tiempos editoriales de evaluación.

El proceso editorial que seguirá un manuscrito será el siguiente: el autor, una vez accede a la nueva plataforma, construye un documento en formato PDF de su manuscrito (texto y bibliografía, tablas y figuras) a partir de la inclusión en la plataforma de todos los elementos requeridos en sucesivas pantallas. El PDF (Portable Document Format [formato portátil de documento]) es un formato de almacenamiento de documentos desarrollado por la empresa Adobe Systems®. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto). Está especialmente ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la información necesaria para la presentación final del documento, determinando todos los detalles de cómo va a quedar, no requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación. Cada vez se utiliza más también como especificación de visualización, gracias a la gran calidad de las fuentes utilizadas y a las facilidades que ofrece para el manejo del documento como búsquedas, hiperenlaces, etc.

Una vez que el autor ultima y aprueba el manuscrito en PDF, el sistema avisa a Elsevier de su disponibilidad y simultáneamente el autor recibe de forma totalmente automática un acuse de recibo. En la editorial se verifica entonces el contenido del envío, y si se ajusta a las normas técnicas de publicación (extensión, formato, etc.), de acuerdo con la sección seleccionada por el autor para su posible publicación (original, carta al director, revisión, etc.).

Si el manuscrito supera este primer “control técnico” el circuito que se seguirá en la evaluación del manuscrito es el siguiente: lo primero que se hace es asignarle un número de identificación y queda registrada la fecha de recepción. Se aconseja que los autores tengan en consideración las normas editoriales adaptadas al EES. Por ejemplo, la primera página (página del título) debe ser “subida” al sistema en un documento separado del resto del manuscrito para que la herramienta construya diferentes versiones de PDF en función del usuario final y garantice, por ejemplo, la evaluación ciega de los revisores. Una vez asignado el número de registro el director recibirá el aviso de entrada de un nuevo manuscrito, y junto con el sub-director asignará éste a uno de los miembros del consejo asesor de la dirección, y les comunicará qué revisores han sido seleccionados de la lista disponible por áreas. Serán el director y subdirector, por lo tanto, quienes elijan a los evaluadores especialistas en el área del manuscrito para iniciar el sistema de revisión por pares (peer-review). La asignación de cada manuscrito a un miembro del consejo asesor se hace para controlar la calidad de los manuscritos al entregar una opinión al director sobre dichos trabajos, y aportar su opinión después de la evaluación de los revisores. Cuando las evaluaciones estén completas el miembro designado del consejo asesor para ese manuscrito recibe una notificación y propone al director una decisión editorial; una vez tomada ésta, por parte del director, los autores reciben una notificación con la decisión de aceptación, modificación o rechazo. Es obligatorio que los autores que vuelvan enviar una nueva versión del manuscrito, tras las modificaciones pertinentes, especifiquen en el texto de la nueva versión los cambios efectuados. Si no se considera oportuno realizarlos tendrán que enviar una carta explicativa para que el director lo tome en cuenta.

Si el manuscrito no supera el primer “control técnico” el autor recibe un correo junto con los defectos de forma y las claves de acceso para que pueda modificarlo, construirlo y enviarlo de nuevo.

En los próximos editoriales se especificará con más detalle el proceso editorial completo.

La otra herramienta que la editorial pondrá al servicio de Rehabilitación durante el año 2010 es el sistema de producción electrónica de Elsevier, un procedimiento automatizado y adaptado a las necesidades editoriales actuales, que resuelve algunos de los inconvenientes asociados a la producción de la editorial tradicional. Las principales cabeceras de revistas internacionales en Biomedicina ya están editando con este nuevo sistema, que ha mejorado su calidad y difusión.

En este sistema de producción global, como el de Elsevier, los métodos de producción para el papel e Internet están integrados, lo que permite la unificación de la producción y la transformación paralela de los manuscritos. Por otra parte, la unidad de producción es propiamente el “artículo”, no tanto el “número”, y desde su aceptación para ser publicado, antes incluso de que forme parte del correspondiente sumario, es tratado de una manera independiente. Esto supone un beneficio para los autores, ya que dicho procedimiento acelera la visibilidad real de los manuscritos en Internet, donde estarán presentes antes, incluso, que en la publicación impresa, lo que les hace citables ya desde el primer momento.

El máximo aprovechamiento de la gestión de los manuscritos y del sistema de producción editorial ocurrirá cuando ambos estén conectados entre sí, lo que permitirá integrar los procesos de corrección, composición de la maqueta, envío de pruebas al autor y compaginadas. Esto se realizará mediante lenguaje XML, que es el acrónimo en inglés de Extensible Markup Language (“lenguaje de marcas ampliable”); se trata de un metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Por lo tanto, XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades.Algunos de estos lenguajes que usan XML para su definición son XHTML, SVG y MathML; XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable. Se trata, por tanto, de una tecnología sencilla que tiene a su alrededor otras que la complementan y la hacen mucho más grande, y con unas posibilidades mucho mayores. Tiene un papel muy importante en la actualidad, ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.

Además, al utilizar el lenguaje XML para la preparación de los manuscritos, éstos estarán listos para su publicación adelantada en cualquier plataforma electrónica, tanto de Elsevier ScienceDirect, SCOPUS, EMBASE y las web de la Revista en Elsevier España, como de otras bases de datos.

Otra consecuencia que tengo que destacar de la integración de la Revista en el sistema de producción global de Elsevier, será el cambio de maquetación, lo que va a favorecer la lectura de artículos, su compresión y su adaptación a las necesidades científicas.Asimismo, se aceleran los tiempos de publicación, lo que redundará positivamente en la Revista y sus autores.

El plazo desde que se acepta un manuscrito hasta que se publica electrónicamente es de unas 6 semanas.Tanto los autores como el resto de la comunidad científica pueden acceder posteriormente al artículo en papel, en la Web de la Revista y en los portales correspondientes.

Una de las grandes consecuencias y ventajas de todos estos cambios será la presencia de los manuscritos en el portal ScienceDirect, a través del cual la comunidad científica internacional accede a prácticamente 9 millones de artículos (más de un 25 % de la información científica mundial publicada electrónicamente) de cerca de 2.500 revistas y de más de 6.000 libros. Se estima que se producen unas 36 descargas de artículos por segundo al día y más de 11 millones de conexiones simultáneas.

Como paso previo a la presencia completa de la revista en ScienceDirect, Elsevier ha previsto publicar, en formato PDF, los contenidos de los últimos tres años y los sucesivos hasta su completa adopción del sistema de producción global, con la información XML necesaria que permita su recuperación a través de potentes sistemas de búsqueda. De esta forma la revista Rehabilitación pasa a formar parte de uno de los portales de información científica y médica más avanzados del mundo.

El compromiso de este comité editorial para realizar la transformación de la Revista, fruto de la colaboración de nuestra Sociedad y la primera editorial biomédica mundial, nos permitirá ofrecer una mejor calidad en todos los sentidos, tanto para los autores como para los lectores, y en definitiva para la Medicina Física y Rehabilitación.